Politique de confidentialité ActiveViam

Préambule

La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») a pour objectif d’informer les prospects, les clients, les consultants, les partenaires, les prestataires et les fournisseurs (y compris leurs collaborateurs) et plus globalement toutes personnes naviguant sur le site internet d’ActiveViam à l’adresse suivante www.activeviam.com (le « Site ») sur les traitements des données à caractère personnels réalisés par les sociétés du groupe ActiveViam (« ActiveViam »), notamment la filiale française ActiveViam SAS (immatriculée au RCS sous le numéro 824 978 852) en leurs qualités de responsables de traitements ainsi que sur leurs droits à ce titre.

La Politique de Confidentialité est notamment accessible depuis le Site. Elle pourra être modifiée pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des données à caractère personnels mis en œuvre et de la législation applicable. Vous êtes invités à prendre connaissance de toute nouvelle version mise à disposition par ActiveViam.

1. Le responsable de traitement et les personnes concernées par cette Politique de Confidentialité

ActiveViam est responsable des traitements, en tant que professionnel dans le cadre de ses activités. ActiveViam est soumise en cette qualité aux obligations imposées par la réglementation en vigueur en France et au sein de l’Union Européenne en matière de données à caractères personnelles en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (la « Réglementation »).

Les personnes concernées par les traitements sont les fournisseurs, prestataires, consultants, partenaires, clients les prospects, ainsi que leurs salariés, leurs collaborateurs et plus globalement toutes personnes naviguant sur le Site (les « Utilisateurs » ou « Vous »).

2. Définitions

L’expression « donnée à caractère personnel » désigne toute information susceptible d’identifier une personne directement comme le nom et prénom ou indirectement comme une adresse IP, le numéro de sécurité sociale ou un matricule ( les «Données» ).

Un « traitement » de Données désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la modification, la consultation, l'utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, ou la destruction, etc.

3. Données collectées et traitées

Données que Vous nous fournissez - ActiveViam collecte des Données directement auprès des Utilisateurs notamment via des formulaires de collecte depuis le Site ou autre, ou lors de rendez-vous, discussions commerciales, d’échanges d’emails ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat. Ces Données sont mises à jour directement auprès des Utilisateurs. A ce titre, toute mise à jour desdites Données doit être communiquée au service concerné d’ActiveViam (service marketing/client, comptable…) sans délai.

Données obtenues par des tiers - Les Données peuvent également être fournies indirectement notamment par l'intermédiaire de vos terminaux (mobiles ou non), d'une connexion sécurisée à notre système d’information ou à des Interfaces de programmation applicatives (Application Performing interface, ou API) comme Google, Twitter ou Instagram. ActiveViam utilise également les services API de Youtube. La politique de confidentialité de ces services Youtube et Google peut être consultée sur le lien suivant : http://www.google.com/policies/privacy.
En outre, ActiveViam recueille des données par le biais de cookies et/ou traceurs analysant le comportement des internautes.
Nous sommes également susceptibles de recevoir des Données vous concernant via des organismes bancaires ou établissement de crédit. Dans ce cas, nous mettons à jour vos Données dans notre base de données.

Données concernant des tiers que Vous nous fournissez - Dans le cas où Vous nous transmettez des Données relatives à une autre personne (ex : les Données de vos salariés dans le cadre de la maintenance ou en cas de recommandations de partenaires), Vous nous garantissez que, Vous avez l’autorité pour consentir au traitement de Données en son nom ou plus généralement pour nous communiquer ces Données, Vous recevez en son nom toutes correspondances relatives à ses Données.

Type de Données traitées - Les Données collectées dans le cadre des traitements sont strictement limitées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Ainsi nous collectons auprès des prospects les Données relatives à leur nom et prénom, adresse de messagerie professionnelle, employeur, numéro de téléphone professionnel, données de navigation (cookies).
En plus des Données ci-dessus, nous traitons concernant les clients et leurs collaborateurs les Données suivantes : adresse IP, fonction, login, données de connexion.
Les Données des fournisseurs sont les suivantes : Nom et prénom, adresse de messagerie, numéro de téléphone, référence bancaires, documents contractuels, qualification.

4. Fondements des traitements

Les fondements sur lesquels reposent les traitements réalisés par ActiveViam sont les suivants :
(i) respect d’une obligation légale ;
(ii) l’exécution du contrat ;
(iii) l’intérêt légitime ;
(iv) votre consentement en particulier s’agissant des traceurs et des opérations de prospection.

Par ailleurs, les Données dont la collecte est obligatoire sont identifiées comme telles (ex : par un astérisque dans les formulaires).

5. Finalités du traitement

En fonction des personnes concernées (prospects, clients, prestataires ou fournisseurs) ActiveViam réalise différents traitements.

Les Données des prospects sont traitées afin de constituer une base de données prospects, réaliser du démarchage commercial ainsi que gérer et envoyer des newsletters commerciales (en l’absence d’opt-out).

Les traitements réalisés sur les Données des collaborateurs du Client répondent aux finalités suivantes :

  • Fourniture des services et des prestations : notamment pour permettre d’établir le contrat, fournir les prestations et émettre et adresser les factures. Dans le cadre de nos activités, ActiveViam notamment archive et journalise les actions effectuées sur la plateforme par les collaborateurs du client.
  • Gestion des contentieux : ActiveViam collecte et traite les Données relatives aux retards et défauts de paiement des Clients pour préparer, exercer et suivre une action en recouvrement ou un recours juridictionnel et, le cas échéant, faire exécuter la décision rendue.
  • Audit : Dans le cadre d’audit ou de potentielle opération de rachat d’ActiveViam des audits de la part de potentiels investisseurs, repreneurs, acquéreurs peuvent être menés. Des audits internes peuvent également être réalisés pour contrôler la bonne application de nos process ou vérifier les traitements des Données issues de la base de données Client.
  • Gestion de la relation client : Afin de rendre le meilleur service possible au client et d’améliorer ses solutions, ActiveViam traite également les Données du client dans le cadre de la gestion de fin de contrat ou afin de proposer de nouveaux services, des offres commerciales et des réductions. La gestion de la relation client suppose également qu’ActiveViam enregistre les échanges d’emails avec les collaborateurs du client. Enfin, ActiveViam peut mener des enquête sur la qualité des prestations afin d’améliorer ses services et prestations.

Les Données des fournisseurs ne sont traitées que pour l’établissement, la négociation et le suivi de la relation contractuelle (exécution des prestations, facturation, paiement…) ainsi que pour traiter les éventuels contentieux qui pourraient en ressortir.

6. Qui peut accéder à vos Données chez ActiveViam ?

L’accès aux Données est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein d’ActiveViam. Ainsi, les Données collectées sont accessibles au sein d’ActiveViam par les services compétents à la gestion des différents traitements concernés (service commercial pour la relation contractuelle, service juridique pour les contentieux, service IT pour la maintenance…). Les Données des collaborateurs du client peuvent également être consultées par le client lui-même.

7. Les destinataires tiers et les transferts de ces Données

Pour certaines finalités, ActiveViam a recours aux services de sous-traitants ou prestataires (ex : ceux en charge de la maintenance de son système d’information ou en charge de prestations de services administratifs comme la comptabilité, gestion de la paie) tels des fournisseurs de services informatiques (ex : le prestataire d’hébergement), de solutions en mode SaaS qui ont besoin d’avoir accès à des Données pour exécuter la mission qui leur a été confiée par ActiveViam, y compris certains qui se trouvent hors de France. Dans ce cas, ActiveViam impose à ces cocontractants des obligations fortes et ce conformément à la Règlementation en matière de traitement, confidentialité et sécurité des Données auxquelles ces prestataires ont accès y compris notamment si ces transferts ont lieu à l’extérieur de l’UE.

ActiveViam peut également être amenée à communiquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :

  • Dans le cadre des traitements aux fins d’audit telle prévue ci-dessus, les Données pourront être communiquées à l’acquéreur et à aux acquéreurs potentiels y compris leurs conseils.
  • Si tout ou partie des actifs d’ActiveViam fait l’objet d’une acquisition par un tiers, les Données seront l’un des actifs transférés. Les Données seront traitées par l’acquéreur qui agira comme le nouveau responsable du traitement et sa politique de protection des Données régira alors le traitement des Données.
  • Si ActiveViam est obligée de divulguer ou donner accès aux Données pour se conformer à une obligation légale ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer le contrat de prestation ou toutes autres circonstances que acceptées, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ActiveViam, de ses clients ou de ses collaborateurs ;
  • Si la loi autorise ce transfert par ActiveViam.

ActiveViam ne vend pas les Données à des tiers.

8. Durée de conservation des Données

Les Données (notamment celles relatives aux contrats conclus avec ActiveViam) sont conservées le temps strictement nécessaire pour fournir nos services, jusqu’à la résiliation du contrat ou la durée requise par la loi applicable ou pour l’objectif poursuivi et en tout état de cause en accord avec les recommandations de la CNIL.

Par exemple :

  • les Données des prospects ou de Clients sont supprimées dans un délai de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec ces derniers,
  • en matière de précontentieux : les Données sont conservées jusqu’à la conclusion d’un protocole transactionnel ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l'action en justice correspondante ;
  • en matière de contentieux judiciaire : les Données sont conservées jusqu’à ce que la décision ait force de chose jugée définitive.

En outre, les données anonymes et les données relatives aux Utilisateurs peuvent être conservées sans limitation de durée dès lors qu’elles ne contiennent pas ou plus aucune Donnée.

9. Les actions réalisées sur les Données

Les actions suivantes sont réalisées sur les Données :

  • Collecte et enregistrement des Données
  • Organisation ou structuration des Données
  • Hébergement ou conservation des Données via des logiciels tiers,
  • Consultation des Données,
  • Tri (via une solution éditée par un tiers),
  • Archivage en externe
  • Communication des Données par transmission, diffusion or toute autre forme de mise à disposition aux services concernés
  • Modification / consultation par le service client, marketing, comptable ou informatique
  • Effacement ou destruction des Données

10. La localisation des Données et les mesures de sécurité en place

L’ensemble des Données des Utilisateurs est hébergé chez des prestataires situés au sein de l’Union Européenne, en respect avec les règles applicables à ce type de transfert.

En dehors des cas où l’Utilisateur est basé à l’étranger, aucune donnée n’est transférée à un tiers situé à l’extérieur de l’Union Européenne, sauf dans le cas où ActiveViam doit faire signifier et/ou exécuter des actes judiciaires (assignation, jugement, saisie…) à l’étranger du fait que l’Utilisateur réside en dehors de l’Union Européenne ou fait appel à un fournisseur ou prestataire situé à l’étranger. En tout état de cause, ActiveViam s’assure que les Données transférées font l’objet d’une protection adéquate afin de garantir leur sécurité, leur intégrité et leur confidentialité conformément à la Réglementation.

ActiveViam prend toutes les précautions utiles pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données et en empêcher l’altération, la corruption ou l’accès par des personnes non autorisées. Une politique de sécurité du système d’information a été mise en place. A titre, d’exemple, les accès à vos Données sont limités et restreints aux seules personnes/services qui ont besoin d’y accéder, ces Données sont stockées sur des serveurs sécurisés, les données bancaires étant également chiffrées. Les accès aux Données nécessitent l’utilisation d’un identifiant et mot de passe.

Néanmoins, la transmission de Données par le biais d’internet n’est pas sans risque, par conséquent ActiveViam ne garantit pas la sécurité des Données transmises par internet dès lors qu’ActiveViam aura respecté ses engagements en termes de sécurité.

11. Exercice des droits

Dans le cadre du traitement de Données réalisé par ActiveViam, les Utilisateurs ont le droit :

  • D’obtenir l’accès / la copie à leurs Données traitées
  • D’obtenir la rectification des Données
  • D’obtenir l’effacement de tout ou partie des Données lorsque les Données, (i) ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, (ii) sont basées exclusivement sur le consentement, (iii) font l’objet d’une demande d’opposition
  • D’obtenir la limitation du traitement, temporairement, lorsque l’exactitude des Données est contestée, lorsque l’Utilisateur s’est opposé au traitement, lorsque les Données ne sont plus nécessaires à ActiveViam mais sont encore nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
  • De se désinscrire ou de s’opposer à la réception de messages de prospection commerciale à tout moment en cliquant sur le lien de « désinscription » dans tout courriel ou toute communication envoyé par ActiveViam
  • De s’opposer à ou de retirer son consentement à tout moment s’agissant de traitements fondés sur le consentement
  • D’obtenir la portabilité de ses Données lorsque le traitement est fondé sur le consentement et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés
  • De fournir des directives sur le sort de leurs Données post-mortem
  • D'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour l’exercice de ses droits ou toute question relative à la présente Politique de Confidentialité, l’Utilisateur peut simplement adresser une demande à l’adresse suivante : ActiveViam au 46, rue de l’Arbre Sec – 75001 Paris, PARIS, ou delivery.support@activeviam.com en joignant une copie de sa pièce d’identité.


Dernière mise à jour le 19/06/2019